Tweegesprek
‘Nog flexibeler opstellen dan dat je al doet in deze functie’
Niet alleen voor docenten, schoolleiding en leerlingen waren de afgelopen jaren hectisch. Ook roostermakers Ingrid Waterman-van Beilen (Hermann Wesselink College) en Bart Klijnstra (CSB) moesten steeds improviseren. Hoe kijken zij terug op de afgelopen twee coronajaren? Een tweegesprek.
Hoe is de afgelopen tijd voor jullie geweest?
Ingrid: Het is een drukke en hectische periode geweest. We moesten heel flexibel zijn en steeds aanpassingen doen. Het jaar heeft veel gevraagd van iedereen. Als roostermaker moet je lessen, pauzetijden, aantallen in een lokaal, af- en aanwezigheid van collega’s en lestijden aanpassen. Maar voor de docent was het hybride lesgeven ook heel stressvol. En dat naast de spanning om steeds met grote groepen in één ruimte te zitten. Bart: Het woord dat bij mij het meest nagalmt is onvoorspelbaar. Het was onvoorspelbaar op alle fronten: de organisatie van de school, het inrichten van de eindexamens en herexamens en het maken van roosters met halve klassen. Als docenten ziek waren viel de les uit, dat kon niet anders. Maar wat doe je als mensen langere tijd in quarantaine moeten? Als er zulke grote uitdagingen voor me liggen, begin ik gek genoeg altijd een beetje te giechelen. Voor sommige collega’s lijkt het dan alsof ik de problemen niet helemaal serieus neem, maar niets is minder waar. Ik houd er alleen wel van om de puzzel op te lossen.
Wat hebben jullie moeten aanpassen in je manier van werken?
Ingrid: Je moest je nog flexibeler opstellen dan dat je al doet in deze functie. Telkens als de maatregelen veranderden, moesten er weer aanpassingen gedaan worden. Het was constant schakelen. In zo’n korte tijd zijn er best vaak verschillende roosters gemaakt. Voor zowel de lessen als toetsweken, inhaalmomenten en herkansingen. De grote aantallen leerlingen die door corona afwezig zijn geweest moesten het werk weer kunnen inhalen en alles weer kunnen oppakken. Dat anders werken ging eigenlijk vanzelf. We moesten wel en hadden een goede focus. Met mijn directe collega’s van de roosterkamer hebben we lange dagen gemaakt. De werksfeer was goed. Het moest gewoon lukken om alles te laten draaien wat de organisatie aangaat. Bart: Herkenbaar. Je probeert steeds zaken te voorspellen, maar dat is eigenlijk nauwelijks mogelijk. Steeds moet je opnieuw bijstellen. In eerste instantie hebben we als school geprobeerd om de kansen en risico’s in te schatten en flexibel om te gaan met de situatie. Naarmate de pandemie langer duurde, hebben we meer geleerd om in scenario’s te denken. Zo maakten we in 2021 alvast twee roosters voor na de vakantie: één voor als we fysiek open zouden kunnen, en één als we online les moesten geven. Zo waren we goed voorbereid en konden we snel schakelen.
Wat heeft de meeste hoofdbrekens veroorzaakt?
Bart: De eindexamens waren een verhaal apart. Het eerste jaar gingen ze niet door, maar vorig jaar spande het erom. We volgden het nieuws op de voet, en werden door o.a. de VO-raad op de hoogte gehouden. Op een gegeven moment was duidelijk dat de examens wel door zouden gaan, maar dat het laatste examen en het tweede en derde tijdvak zouden plaatsvinden als de vakantie in regio Noord al begonnen was. Leerlingen mochten zelf kiezen wanneer zij wilden herkansen. Dat had flinke gevolgen, bijvoorbeeld voor de leerlingenprognoses. We wisten immers niet voor de vakantie hoeveel leerlingen er zouden slagen. Dat zou ook gevolgen hebben voor de formatie. We hebben daarom de leerlingen geadviseerd hun examens zoveel mogelijk in het eerste tijdvak te doen. Dat was voor zowel het rooster als henzelf voordelig. Veel leerlingen hebben dat advies opgevolgd. Gelukkig zijn door de versoepelde examenregeling veel leerlingen toch in één keer geslaagd en hoefden we geen grote aanpassingen te doen in de formatie.
‘Het jaar heeft veel gevraagd van iedereen’
Hoe hebben jullie samengewerkt met de schoolleiding?
Bart: Goed. De schoolleiding maakte de beleidsmatige keuzes. Het was voor mij belangrijk om daar goed van op de hoogte te zijn, zodat ik daar het rooster op kon maken. Het was dan aan mij om vervolgens aan te geven wat wel of niet kon. Na de invoering van de zogeheten halfklassen kwamen we bijvoorbeeld gewoonweg lokalen te kort. Dat probleem kwam pas boven tafel nadat de beslissing genomen was. Dat hebben we uiteindelijk creatief met een wisselend rooster op weten te lossen, maar dat was best even puzzelen. Ingrid: Ook wij zijn door de schoolleiding goed gesteund. Bij elke aanpassing was er een goed overleg en we konden aangeven hoe we het zagen en hoelang we dachten nodig te hebben om de aanpassingen te verwerken. Er werd goed gecommuniceerd over en weer en de schoolleiding stond achter ons bij besluiten die we namen.
Heeft de pandemie ook iets positiefs opgeleverd? Heb je iets in je werk aangepast wat je zou willen behouden?
Bart: We zijn allemaal gedwongen om op een andere manier over problemen na te denken. Dat leverde ook heel andere, creatieve oplossingen op. Wat in praktische zin hielp was dat de makers van het roosterprogramma Zermelo snel aanpassingen deden, toegespitst op de nieuwe werkelijkheid. Zo konden we snel klassen in tweeën delen; die functies zijn nu nog steeds heel handig. En het denken in scenario’s willen we zeker behouden voor de toekomst. Ingrid: Het begrip voor elkaar en de steun die er voor elkaar was. Het zou mooi zijn als we dat vast zouden kunnen houden. Daarnaast het besef hoe nietig we zijn en we zuinig moeten zijn op de dingen en mensen om ons heen. Wat ik zou willen behouden is dat ik op een gezonde manier heb geleerd om dingen, ook wat werk aangaat, wat los te laten. Er is meer in de wereld!
‘We hebben geleerd om in scenario’s te denken’
Welke drie woorden passen het best bij deze periode?
Ingrid: Gezin (familie), saamhorigheid en flexibiliteit. Bart: Mooi. Ik sluit me er graag bij aan met de woorden uitdagend (ook in positieve zin), hectisch en onvoorspelbaar.