Jorrit Groenevelt
Dezelfde infrastructuur voor alle scholen
Verouderde systemen, elke school een eigen ICT-omgeving en grote onderlinge verschillen tussen de scholen: hoogste tijd om de ICT-infrastructuur van de Cedergroep grondig aan te pakken. Het nieuwe Team ICT, onder leiding van teamleider Jorrit Groenevelt, pakte de handschoen op. Zes vragen aan de teamleider over deze complexe, maar geslaagde operatie.
Wat was de aanleiding voor deze ingreep?
“Er was al eerder het een en ander in gang gezet, maar anderhalf jaar geleden is door het bestuur van de Cedergroep en de rectoren besloten om de ICT-infrastructuur (meer) te gaan centraliseren en standaardiseren. We wilden de kennis die er op de scholen was efficiënter gebruiken en zo een veel toegankelijker en gebruiksvriendelijker ICT-netwerk opzetten. We hadden het geluk dat we samen met ICT-bedrijf Veltwerk een aantal jaar geleden een goede basis hebben gelegd; zo is samen een plan ontworpen en heeft Veltwerk een deel van de installatie voor hun rekening genomen. Daar konden we als nieuwe Werkgroep ICT op voortborduren.”
Wat waren de belangrijkste uitgangspunten?
“Eén groot systeem, waarmee we alle data aan elkaar konden koppelen. En we hadden de wens dat de scholen niet afhankelijk zouden zijn van elkaar. Als er in de hoofdvestiging iets mis zou gaan, moesten de scholen afzonderlijk gewoon kunnen blijven ‘draaien’. Dat bleek de grootste uitdaging. Er waren zes locaties, met elk een eigen ICT-omgeving. De verschillen tussen de scholen waren groot. Sommige scholen hadden bijvoorbeeld eigen (ingewikkelde) software ontwikkeld, andere scholen hadden praktisch helemaal niets of liepen erg achter qua techniek. Elke school gebruikte unieke codes, en ander soort gebruikersnamen. Ook konden medewerkers niet op andere Cederscholen inloggen en zo gebruikmaken van hun eigen bestanden. Die hele bestandsstructuur was bovendien een hele puzzel: er was veel oude data, waarvan we niet gelijk wisten wat we daarmee aan moesten. Al met al was het een enorme complexe operatie.”
Maar het is toch gelukt, wat was het geheim?
“We hebben er met elkaar de schouders onder gezet. Vanuit het bestuur en de rectoren was er steun voor het plan. Heel belangrijk. Er waren verder vier systeembeheerders op vijf verschillende plekken: die zijn intensief gaan samenwerken. De systeembeheerders hebben een deel van de zomervakantie keihard doorgewerkt om dit voor elkaar te krijgen. We hebben het met elkaar gedaan.”
Wat is er precies aangepakt?
“Op de hoofdvestiging (het HLW) staan nu drie grote fysieke servers. Die zijn gekoppeld aan de nieuwe servers op de scholen. Er zijn overal dubbele internetverbindingen aangelegd en in gebruik genomen. Switches die verouderd waren zijn vervangen, de zogenaamde verdeelstations in het netwerk. De domeinstructuur is van de grond af aan opgebouwd en opnieuw ingericht. De nieuwe software zorgt ervoor dat we nu een sluitend systeem hebben."
Wat merken de gebruikers daarvan?
“Medewerkers kunnen nu overal bij hun eigen bestanden, er is een centraal wifinetwerk zodat je telefoon op alle locaties gelijk met wifi verbindt. Achthonderd leerlingen hebben een nieuwe laptop gekregen en op het HLZ zijn er negentig personeelslaptops aangeschaft. Op die school hangen er nu ook 27 nieuwe smartboards in de lokalen. Ook op het HWC zijn er sinds dit jaar 19 nieuwe te gebruiken. Daarnaast zijn voor administratief medewerkers de zaken eenvoudiger geworden. Veel systemen zijn geautomatiseerd, waardoor accounts aan het begin van het schooljaar automatisch worden aangemaakt. Dit geeft een enorme tijdwinst, voorheen moest dit met de hand worden gedaan. Als laatste is er een centraal servicedesksysteem in gebruik genomen waarop alle meldingen en ICT-vragen bij het Team ICT binnenkomen.”
Hoe nu verder?
“Het liefst hoop je natuurlijk dat medewerkers niets merken van wat er de afgelopen anderhalf jaar vernieuwd is, maar er zijn natuurlijk kinderziektes. We beseffen dat die voor sommige collega’s best lastig zijn, die willen we dus eerst verhelpen en dan op naar de volgende fase: aan het eind van het kalenderjaar willen we helemaal klaar zijn. In de toekomst willen we ook de e-mailomgeving centraliseren en sommige verouderde techniek vernieuwen. Het is onze droom dat alle personeelsleden en leerlingen straks hun eigen laptop hebben om te kunnen leren en werken. We zijn een eind op de goede weg!”